Coraz więcej firm na polskim rynku energetycznym zaczyna zajmować się sprzedażą mediów energetycznych dla klientów końcowych. Jak wynika z rejestru Urzędu Regulacji Energetyki na dzień dzisiejszy istnieje ok. 460 podmiotów posiadających koncesję na obrót energią elektryczną i ok. 190 na obrót paliwami gazowymi. Jednak tylko część z nich zajmuje się sprzedażą na szerszą skalę, a zaledwie tylko 5 z tych przedsiębiorstw to duże koncerny energetyczne posiadające co najmniej kilkaset tysięcy klientów. Istnieją także podmioty zagraniczne, które w naszym kraju nie obsługują aż tak dużej ilości klientów, natomiast na rynku globalnym są bardzo dużymi firmami. Jednak bez względu na wielkość firmy - poza oczywiście odpowiednim zespołem ludzi - podmioty te potrzebują odpowiednich narzędzi informatycznych, które będą wspierały realizacje procesów biznesowych, zapewniały odpowiedni przepływ informacji, podnosiły efektywność sprzedaży oraz budowały odpowiednią wiedzę o klientach.

Średnie oraz małe firmy bardzo często boją się inwestować w tego typu rozwiązania, z uwagi na konieczność zapewnienia odpowiedniej infrastruktury, przejścia długotrwałego procesu wdrożenia danego rozwiązania, a na końcu wyłożenia sporej kwoty pieniędzy. Przy procesie decyzyjnym pojawia się także wiele pytań i wątpliwości. Pierwsza myśl, o której często słyszymy szczególnie od małych przedsiębiorstw to: „Rozpocznijmy działalność bez systemu informatycznego i na początku używajmy tylko Excela - przecież dla małej ilości odbiorców powinniśmy dać radę”. Kolejne wątpliwości dotyczą zatrudnienia informatyka, który będzie nadzorować pracę systemu, co niesie za sobą oczywiście dodatkowe i stałe koszty. Ponadto może się wydawać, że taki system musi być bardzo skomplikowany - a w końcu kto dzisiaj ma czas na naukę jego obsługi? Dlatego w niniejszym artykule chcielibyśmy obalić parę mitów z tym związanych i pokazać, że można prosto i skutecznie wdrożyć system, który zapewni rozwój organizacji i nie zrujnuje jej budżetu. Rozwiązanie, o którym będzie mowa to IRIS Multi Energy System naszego autorstwa.

IRIS Multi Energy System to aplikacja, która została przygotowana dla firm działających na rynku energii elektrycznej i gazu. Może być z powodzeniem wdrażana w organizacji każdej wielkości, funkcjonującej na tym rynku, z uwagi na bardzo dokładne odwzorowanie procesów na nim zachodzących i dostosowania do wymagań regulacyjnych. Zawiera w sobie kilka modułów: CRM, Biling, EBOK i BI, które pozwalają obsłużyć poszczególne elementy cyklu życia klienta tj.: zarejestrowanie klienta, przygotowanie oferty, zawarcie umowy, przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy, pozyskanie danych pomiarowych, rozliczenie klienta, przyjęcie wpłat, przeprowadzenie windykacji, komunikowanie się z klientem, raportowanie zdarzeń zachodzących w systemie. Wszystkie te elementy są niezwykle potrzebne do prowadzenia efektywnej sprzedaży i obsługi posprzedażowej. Dzięki takiemu podejściu, w ramach jednego rozwiązania, gromadzone są wszystkie informacje, które na koniec dają możliwość uzyskania całościowego obrazu - widoku 360°, który jest tak istotny w nowoczesnym podejściu do obsługi klienta. Nie bez znaczenia jest także, prosty i intuicyjny interfejs użytkownika, który daje poczucie łatwości obsługi aplikacji, a co za tym idzie korzystanie z systemu nie jest tak skomplikowane jakby się mogło wydawać.


360

Powróćmy jednak do głównego wątku i obaw jakie maja firmy w zakresie wdrażania tego typu rozwiązań. Zacznijmy od pierwszego mitu, czyli konieczności posiadania własnej infrastruktury do wdrożenia systemu CRM i Biling (serwery, serwerownia itp.). W dzisiejszych czasach problem ten rozwiązują profesjonalne serwerownie, które udostępniają sprzęt do instalowania aplikacji na zasadzie usługi, a same aplikacje mogą być udostępnianie klientom m.in. przez strony www. Dzięki temu firma handlująca energią czy gazem nie musi posiadać własnej serwerowni do prowadzenia działalności. Podobnie jest i w naszym przypadku, z tą różnicą, że klient kupując od nas aplikację ma zapewnione całe środowisko potrzebne do jej zainstalowania i to my zarządzamy tym środowiskiem aby nasz klient mógł skupić się wyłącznie na prowadzeniu własnego biznesu. Dodatkowo przy małych organizacjach, nie ma potrzeby zatrudniania informatyka aby administrował systemem czy sprzętem, ponieważ prace te również wykonuje nasza firma. W większych organizacjach natomiast, które posiadają już takich pracowników, nie ma konieczności zwiększanie zatrudnienia w celu zarządzania wdrażanym rozwiązaniem. Takie podejście znacząco upraszcza pracę naszym klientom, obniża koszty działania oraz usprawnia kolejny etap tj. proces wdrożenia samej aplikacji. IRIS Multi Energy System jest przygotowany do udostępnienia w chmurze Microsoft Azure, która jest jedną z popularniejszych i bezpiecznych „chmur” na świecie (więcej informacji na temat bezpieczeństwa „chmury” znajdziecie w innym naszym artykule - „Czy chmura jest bezpieczna”).

Kolejny mit to skomplikowany proces wdrożenia. Element ten wydaje się najbardziej złożony i trudny do realizacji, jednak przy odpowiednim podejściu i zaplanowaniu działań, może być relatywnie prosty i zarazem krótki. Ponieważ nasze oprogramowanie jest dedykowane głównie branży energetycznej, to zawiera w sobie wiele elementów z domyślną konfiguracją umożliwiającą rozpoczęcie pracy operacyjnej „od zaraz”. Kolejne elementy zawierają predefiniowaną konfigurację jak np. proces zmiany sprzedawcy, proces rozliczeń klientów, proces windykacji, szablony dokumentów, które po dodaniu identyfikacji wizualnej mogą być szybko wykorzystane produkcyjnie. Ostatnia część, to funkcjonalności, które wymagają indywidualnego dostosowania pod konkretnego klienta. W tym wypadku przygotowany jest odpowiedni arkusz, który porządkuje i usprawnia konfigurację w/w elementów podczas spotkań z „Zamawiającym”. W ten sposób upraszczamy i porządkujemy cały proces wdrożenia, tak aby przebiegł sprawnie i bez większych problemów. Dodatkowo nasi konsultanci aktywnie wspierają klientów w procesie wdrożenia, aby łatwiej można było rozpocząć użytkowanie aplikacji. Długość wdrożenia oprogramowania IRIS Multi Energy System zależna jest zaledwie od kilku czynników: zakresu modułów jaki zostanie wybrany przez klienta, ewentualnej konieczności migracja danych z dotychczasowych systemów oraz zakresu integracji z obecnymi systemami np. ERP. Standardowe wdrożenie dla spółki rozpoczynającej działalność to czas ok. 1,5-3 miesięcy.
Co do ostatniego mitu, czyli wysokich kosztów użytkowania aplikacji, zapraszamy do rozmów z naszym działem sprzedaży. Na pewno będą Państwo pozytywnie zaskoczeni cenami oraz modelem korzystania z aplikacji.
Wszystkie powyższe elementy tj.: zapewnienie sprzętu, proces wdrożenia czy koszty użytkowania zostały przygotowane w taki sposób, aby małe i średnie przedsiębiorstwa, które chcą rozpocząć działalność związaną ze sprzedażą mediów energetycznych lub prowadzą obecnie taką działalność, ale chcą usprawnić swoje procesy i wymienić dotychczasowe rozwiązania, mogły w prosty i szybki sposób rozpocząć korzystać z rozwiązania IRIS Multi Energy System. Wdrożenie kompleksowego systemu informatycznego wspierającego podstawową działalność firmy przestało być karkołomnym przedsięwzięciem nie przynoszącym efektów, ale stało się projektem, który może wyłącznie poprawić efektywność sprzedaży i jakość obsługi klienta.

Firmy stojące przed podjęciem decyzji o tym czy rozpoczynając działalność wejść od razu we wdrożenie systemu informatycznego, zdecydowanie zachęcamy do podjęcia takiego właśnie kroku, z kilku ważnych powodów. Przede wszystkim wprowadzenie rozwiązania od początku porządkuje prowadzony biznes, pozwala zachować wszystkie dane o klientach z którymi rozpoczynana jest współpraca, ułatwia i porządkuje współpracę z partnerami handlowymi, umożliwia szybszy wzrost biznesu, usprawnia odnawiania umów na kolejne okresy czy dodawanie nowych punktów poboru, automatyzuje realizację obsługiwanych procesów, co przekłada się na mniejszy zespół odpowiedzialny za obsługę klienta. Ponadto, jeżeli zdecydujemy się na pracę bez systemu to w przyszłości dane z Excel'i, po osiągnięciu odpowiedniej skali, i tak trzeba będzie przenieść do wdrażanego rozwiązania, co wiąże się z dodatkową pracą.
Zachęcamy zainteresowanych do kontaktu w celu szczegółowego zapoznania się z naszym rozwiązaniem.