Electronic Time Management

Diese Anwendung ist vor allem für Outsourcingunternehmen, insbesondere aber für Shared Services, bestimmt. Die Hauptaufgabe der Software besteht in der Kontrolle und Analyse von für einzelne Auftraggeber zwecks Abrechnung der tatsächlichen Zeit der Dienstleistungserbringung ausgeführten Tätigkeiten. Dieses System ist ein äuβerst leistungsstarkes analytisches Modul, das man bei der Reorganisation von Einheiten oder bei der Prozessoptimierung anwenden kann.

Das E-TM-Modul ermöglicht die Erfassung von Infos über die Zeit, in der die einzelnen Aufgaben durch die Mitarbeiter des Unternehmens durchgeführt worden sind. Das System stellt mehrere Registrierungstools, die an unterschiedliche Tätigkeitsformen angepasst sind, zur Verfügung. Ferner hat jeder Mitarbeiter dank einer katalogisierten Zusammenstellung von verschiedenen Tätigkeiten und Einstufungsoptionen den Zugang zum eigenen Teil des Aufgabenkatalogs. Bei diesem System ist der Fokus auf die Minimierung der Arbeitszeit, die sich aus der notwendigen Tätigkeitsregistrierung ergibt, gerichtet. Durch die Bestimmung zahlreicher Funktionen kann der Mitarbeiter den Tätigkeitscharakter ändern und seine Tätigkeiten in einer Form, die an die bestimmte Funktion exakt angepasst ist, registrieren. Auf eine ähnliche Weise erfolgt auch die Tätigkeitsregistrierung bei Vertretungen. Neben den Infos über die Arbeitszeit kann man auch zusätzliche Angaben speichern, z.B. über die Anzahl bearbeiteter Unterlagen, die sich auf eine bestimmte Tätigkeit beziehen, oder über den Kunden.

Das Modul „E-TM“ ermöglicht die Zeiterfassung, die sich sowohl auf die operative wie auch auf die nicht-operative Zeit bezieht, was vor allem dann von Bedeutung ist, wenn den Mitarbeitern eine gewisse Zeitnorm, die an diesem Tag auszuführen ist, zugeordnet wurde. Die Arbeitszeiterfassung erfolgt unter Berücksichtigung der normalen Arbeitszeit, der bezahlten Überstunden und des Freizeitausgleichs, wobei die Möglichkeit besteht, diese durch den Vorgesetzten bestätigen zu lassen. Dieses System arbeitet auch mit Personalmodulen zusammen und kann somit Infos über die Fehlzeiten der Mitarbeiter herunterladen.

Den Kern des E-TM-Moduls bildet ein Controlling-System. Jede Tätigkeit kann unter Anwendung bestimmter Schlüssel in Controlling-Objekte gegliedert werden, wie z.B. Kostenstellen oder PSP-Elemente mit gleichzeitiger Bestimmung von Dienstleistern, was vor allem bei bestimmten Tätigkeiten, die für mehrere Dienstleister gleichzeitig ausgeführt werden (komplexe Verträge), von groβer Bedeutung ist. Auf diese Weise werden die aufgeteilten Kosten zusammengestellt und zwecks finanzieller Abrechnung der Arbeitszeit an Finanz- und Buchhaltungsprogramme übermittelt. In den nächsten Phasen der Zusammenstellung kann man sehen, wie lange die einzelnen Organisationseinheiten der Firma oder das gesamte Unternehmen die in Auftrag gegebene Aufgabe ausführen. Dieses Datenerfassungsverfahren ermöglicht die Durchführung eines Bottom-up-Prozesses, der von unten nach oben erfolgt.

Das E-TM-Modul verfügt über ein komplexes Verwaltungssystem, mit dessen Hilfe man die Tätigkeit anhand vorab bestimmter Katalogbezeichnungen definieren und die Kostenverteilung durchführen kann. Die erstellten Tätigkeiten können gruppiert bzw. zwecks einfacherer Verwaltung entsprechend profiliert werden.

Das E-TM-Modul wurde anhand von neuen Internettechnologien entwickelt und kann somit sowohl Mitarbeitern des Unternehmens als auch mit dem Unternehmen zusammenarbeitenden bzw. Partnerunternehmen zur Verfügung gestellt werden. Durch die Einführung von zwei Datenbanken – einer operativen und einer analytischen – werden die Vorgänge der Tätigkeitsregistrierung von den Abrechnungs- und Berichterstellungsvorgängen getrennt. Dank dieser Lösung kann die für die Durchführung von Analysen notwendige Zeit minimiert werden und die operativen Mitarbeiter können dabei jederzeit ihre Tätigkeiten problemlos registrieren.