IRIS Multi Energy System

Eine komplexe Lösung für Gas- und Energieunternehmen, die Verkaufsergebnisse steigert und die Qualität des Kundendienstes optimiert. Diese Software wurde entwickelt, um Grundprozesse der vier wichtigsten Tätigkeitsbereiche von sich mit Gas- und Stromvertrieb beschäftigenden Unternehmen zu unterstützen, und zwar: Marketing, Vertrieb, Kundenbetreuung und Billing.

Beim IRIS-System handelt es sich um ein CIS-System (Customer Information System), das umfassend den gesamten Kundenlebenszyklus von der Interessenphase und dem Anbieterwechsel, über die Erfassung von Messdaten, Verwaltung von Rechnungen und Mahnungen, über das After-Sales-Service bis hin zur Vertragsverlängerung unterstützt. Die Begleitung der Businessprozesse wird optimal gestaltet; beim Management dieser Abläufe werden Kreatoren, die im hohen Maβe die Arbeit der Benutzer vereinfachen, eingesetzt. Dank dieser Lösung ist der Anbieterwechsel, die Vertragsverlängerung oder Gestaltung neuer Produkte ein Kinderspiel.

Das IRIS-System vereint jahrelange Erfahrungen in der Entwicklung von Lösungen für den Energiemarkt mit innovativen Technologien. Dank der Anwendung der Web-Technologie kann dieses System an einem beliebigen Ort weltweit durch einen Internetbrowser genutzt werden. Dieses System kann entweder als eine Cloud-Lösung oder auf herkömmliche Weise eingeführt werden.

Das IRIS-System besteht aus vier grundlegenden Teilen: CRM, Billing, Kundenselbstbedienung und Analysen. Ferner kann man im Rahmen des CRM-Systems auch auf ein internes Modul für die Unterstützung des externen Verkaufs und des Anbieterwechsels zurückgreifen. Im Rahmen des Billing-Systems wird ein Modul für finanzielle Verwaltung und Forderungsmanagement angeboten. All diese Elemente ergänzen sich gegenseitig und schaffen für Unternehmen, die marktführender Anbieter im Bereich Vertrieb und Kundenbetreuung in der Energiebranche werden wollen, eine umfassende Lösung. Dank einer strengen Integration der einzelnen Module werden Daten, die einmal eingegeben worden sind, in anderen Modulen genutzt, ohne daβ sie kopiert oder nochmals erfasst werden müssen. Diese Lösung steigert enorm die Effizienz der Bedienung von Applikationen. Die 360-Grad-Kundensicht ermöglicht die Darstellung von wesentlichen Angaben in einem beliebigen Modul – wir dagegen erhalten ein vollständiges Kundenbild samt allen mit dem Kunden verbundenen Angelegenheiten.

Zu den wichtigsten Elementen dieser Lösung gehören Datenbanken für Kundenangaben, Produkte und Verträge. Diese drei Bestandteile sind die wichtigsten Träger von Systeminformationen und -Parametern, mit deren Hilfe die Systemmodule gesteuert werden. In der Kundendatenbank werden nicht nur Angaben über den Kunden, sondern auch Daten über Entnahmestellen von Strom bzw. Gas und den Verbrauch gespeichert. Hierbei handelt es sich um die wichtigsten, den Kunden betreffenden Angaben, die für weitere Vorgänge im System genutzt werden. Die Kundendatenbank beinhaltet auch viele anderen Daten, die ein vollständiges Kundenbild darstellen, doch in diesem Fall haben sie lediglich einen ergänzenden Charakter. Die Produktdatenbank ist ein weiteres wichtiges Element, mit dessen Hilfe Angaben über Produktparamater, Preise, Verkaufskriterien und Rabatte gespeichert werden. Die Vielfalt der im System zu bearbeitenden Produkte (u.a. fix, flexible, Sonstiges) und mit ihnen vebundenen Medien (Strom, Gas) und Dienstleistungen ermöglicht es, diese genauestens an die Bedürfnisse des Kunden anzupassen. Das System verfügt auch über ein Modul für die Verwaltung eines umfassenden Produktportfolios. Der zuletzt genannte Bestandteil ist die Vertragsdatenbank. Ihre Funktion vereint sowohl Kunden wie auch Produkte. Auf diese Weise ergänzt dieses Modul Parameter, mit deren Hilfe der Anbieterwechsel, spätere Abrechnungsvorgänge und der After-Sales-Service durchgeführt werden. Der Vertrag beinhaltet Angaben über die Vertragsdauer, Abrechnungskriterien, Zahlungsfristen, Endpreise und Vertragsstrafen bei Kündigung. Die oben angeführten Module bilden die Grundlage der gesamten IT-Lösung und gewährleisten eine Datenstruktur, die einen ordnungsgemäβen Informationsumlauf im IRIS-System sicherstellt.

Das CRM-Modul – beinhaltet Tools, die mit Marketing, Vertrieb, Verträgen, Produkten und Kundenbetreuung verbunden sind. Bei diesem Bestandteil handelt es sich um das wichtigste Modul der IT-Lösung, das als Informationsträger für weitere Elemente des IRIS-Systems dient.

In Bezug auf den Vertrieb verwaltet dieses Modul Angaben über potenzielle und Bestandskunden, anhand denen man im Rahmen einer Verkaufskampagne oder eines indirekten Verkaufs die Verkaufsprozesse durchführt. Der Vertrieb umfasst Strom, Gas und zusätzliche Produkte sowie mit Energiemedien verbundene Produkte. Im Falle von laufenden Verkaufskampagnen besteht die Möglichkeit, ihre Rentabilität und Effizienz zu überprüfen. Das System verfügt über Musterangebote und -Verträge, die individuell von der Betreibergesellschaft gestaltet werden können. Im CRM-Modul werden alle mit den Verträgen verbundene Änderungen durchgeführt, wie z.B. Abtretungserklärungen, Zessionen, Änderungen von Abrechnungskriterien oder einzelnen Produktpreisen z.B. beim Ablauf eines auf bestimmte Zeit abgeschlossenen Vertrags. Zu weiteren bedeutenden Optionen des CRM-Moduls gehören die Verwaltung von mit Kunden verbundenen Handlungen und Tätigkeiten, Abwicklung von Reklamationen und ein breit aufgefasster After-Sales-Service.

Das wichtigste Merkmal dieses Moduls sind die komplexen Informationen über Kunden und eine ganzheitliche Zusammenstellung von Abrechnungsarten und Rechnungsverwaltung durch einzelne Module.

Das Modul „E-Agent“ – ist Bestandteil des CRM-Moduls und ermöglicht ein breites Spektrum an Verkaufskanälen, u.a. externe Geschäftspartner, Call Center und Kundendienst. Im Rahmen dieses Moduls werden einzelne Verkaufskanäle samt Trägern, die für diesen Prozes verantwortlich sind, z.B. Geschäftspartner, definiert. Auβerdem werden hier Zugangsberechtigungen zu Angaben für einzelne Einheiten verwaltet und Produkttypen und -sorten bestimmt, die diese Einheit anbieten kann. Das Modul „E-Agent“ stellt auch ein Tool zur Erstellung von Algorithmen für die Provisionsabrechnung der einzelnen Geschäftspartner sowie der Verkaufsziele und ihrer späteren Abrechnung dar. Die Benutzeroberfläche ist im Vergleich zum Basis-CRM-Modul um vieles einfacher, auch die Verfahren zur Dateneingabe sind im höchsten Maβe an die Erhöhung der Effizienz der Verkaufskraft angepasst. Dieses Modul verfügt auβerdem über Kommunikatoren mit Back-Office-Option für einen schnellen Datenaustausch, dessen Ziel es ist, Verkaufsprozesse „positiv” abzuwickeln.

Das Modul „E-Switching“ – ist ebenfalls Bestandteil des CRM-Moduls und ermöglicht den Prozessablauf, der mit dem Übergang des Kunden von einem Anbieter zum nächsten verbunden ist. Dieses Modul überwacht den gesamten Prozess und generiert entsprechende Unterlagen, je nach dem Vertriebssystembetreiber und der Angabe darüber, zum wievielten Mal der Anbieter geändert worden ist. In Rahmen des durchgeführten Prozesses können verschiedene Unterlagen zwecks Optimierung der Überprüfung von Stromentnahmestellen beigefügt werden. Auf jeder Ebene dieses Prozess speichert das System vollständige Angaben über den Status einzelner Stromentnahmestellen. Diese Angaben können Vertriebspartner oder Kunden im Kundenselbstbedienungsportal zur Verfügung gestellt werden. Dank dieser Lösung bietet das System eine bessere Transparenz aller Abläufe an, was enorm die Qualität des Kundendienstes steigert.

Nach der Durchführung des gesamten Prozesses werden einzelne Stellen automatisch im Abrechnungsmodul aktiviert, um mit der Rechnungserstellung beginnen zu können. Das IRIS-System prüft, ob einzelne Prozesschritte – vom Anbieterwechsel bis zur Kundenabrechnung – in entsprechender Zeit und ohne potenzielle Gewinne zu verlieren („revenue assurance“) durchgeführt worden sind.

Das Billing-Modul – ermöglicht die Erfassung von Daten über den Medienverbrauch und die Kundenabrechnung. Dieses Modul leitet nach dem Prozess des Anbieterwechsels den Kundenabrechnungsprozess ein und überwacht die einzelnen Schritte, um die Abrechnung aller Kunden in gegebenen Abrechnungszeiträumen zu gewährleisten. Das Billing-Modul automatisiert den Prozess der Erfassung von Medienverbrauchsdaten der Anbieter und speichert die Angaben zwecks Abrechnung. Sollten Angaben fehlen, verfügt dieses Modul über Optionen, mit deren Hilfe der Medienverbrauch geschätzt werden kann, damit im gegebenen Zyklus eine maximale Anzahl an Kunden abgerechnet werden kann. Neben der Erfassung von Angaben über den laufenden Verbrauch werden auch Angaben über in vorherigen Zeiträumen durchgeführte Korrekturen gespeichert. Nachdem alle Daten erfasst worden sind, überprüft dieses Modul deren Richtigkeit und bereitet Angaben zur Abrechnung der Kunden vor. Der nächste Schritt ermöglicht die Ausstellung von Rechnungen, Korrekturen, Belastungsanzeigen und sonstigen Buchhaltungsunterlagen sowie das Abschicken dieser Dokumente an die Kunden bzw. deren Veröffentlichung im Kundenselbstbedienungsportal „E-BOK“. Die Abrechnungs- und Fakturierungsprozesse können nachts, gemäβ dem Zeitplan, erfolgen, um das System nicht zusätzlich mit der Ausführung dieser komplexen Verfahren tagsüber zu belasten. Angaben über entstehende Forderungen können automatisch im Modul mit finanziellen Daten abgerufen werden.

Das Modul „E-Finanse“ – ist Bestandteil des Billing-Moduls, das das Gutschreiben der Zahlungen und die Abrechnung der Kundensalden ermöglicht. Dieses Element des IRIS-Systems erfasst in regelmässigen, vorab bestimmten Zeiträumen aus Banksystemen stammende Angaben über Zahlungen und schreibt die entrichteten Beträge automatisch auf den Konten einzelner Kunden gut. Nachdem die Zahlungen gutgeschrieben worden sind, können Strafzinsen – sollten die Beiträge nicht fristgerecht gezahlt worden sein – berechnet werden, die man zu weiteren Rechnungen hinzurechnet. Dieses Modul kann Kundensalden online führen und stellt nach jedem im System durchgeführten Prozess (z.B. Drucken von Rechnungen, Gutschreiben von Zahlungen) aktuelle Angaben auf dem Kundenkonto dar. Diese Angaben sind auch im CRM- bzw. Kundenselbstbedienungsmodul „E-BOK“, wo sie aus Sicht des Kundendienstes von groβer Bedeutung sind, abrufbar.

Das Modul „E-Windykacje“ – ist Bestandteil des Billing-Moduls und ermöglicht die Erstellung von Erinnerungen über bevorstehende Fälligkeit der Einzahlungen, Einleitung eines Inkassoverfahrens und Eintreibung fälliger Forderungen. Dieses Modul ermöglicht es, die Kunden an bevorstehende Fälligkeit von Zahlungen bestimmter Rechnungen zu erinnern. Diese Angaben können mit Hilfe von unterschiedlichen Kommunikationskanälen verschickt werden, z.B.: per E-Mail, SMS, Kundenselbstbedienungsportal. Sollte der Kunde den Betrag nicht fristgerecht entrichtet haben, können die Benutzer des Systems ein im Rahmen des gegebenen Unternehmens definiertes Mahnungsverfahren einleiten und den Kunden an die Fälligkeit bestimmter Rechnungen erinnern. Im Rahmen dieses Prozesses werden einzelne Schritte automatisch ausgeführt und entsprechende Informationen darüber elektronisch oder per Post verschickt. Der Benutzer hat jederzeit die Möglichkeit, zu überprüfen, wie weit die einzelnen Schritte abgelaufen sind, den laufenden Prozessen Vermerke hinzuzufügen oder den Prozess einzustellen, sollte er über entsprechende Berechtigungen verfügen. Sollte im Falle eines Kunden das Inkassoverfahren eingeleitet worden sein, sind Angaben darüber im CRM-Modul aufgrund ihrer wesentlichen Bedeutung für den Kundendienst abrufbar.

Das Kundenselbstbedienungsmodul „E-BOK“ – ist ein Internetportal, mit dessen Hilfe die Verbindung zwischen dem Kunden und dem Unternehmen vereinfacht wird. Mit Hilfe dieses Portals können die Kunden ihre Kontaktangaben einsehen, ändern und abgeschlossene Verträge sowie vertraglich festgesetzte Medienpreise, Vertragsdauer und die vertraglich vereinbarten Produkte überprüfen. Neben Angaben über Verträge haben die Kunden auch die Möglichkeit, ihre aktuellen Salden, Rechnungsbeträge, Fälligkeitsdaten und Daten über den Medienverbrauch an einzelnen Entnahmestellen einzusehen. Kunden können Rechnungen bzw. sonstige Buchhaltungsunterlagen herunterladen, neue, speziell für sie bestimmte Angebote erhalten, Reklamationen vorbringen oder sich mit dem Verkäufer in Verbindung setzen. Sollte der Kunde eine Reklamation eingereicht haben, kann er im

Kundenselbstbedienungsportal „E-BOK“ den Status des Reklamationsprozesses einsehen. Das Kundenselbstbedienungsportal „E BOK“ ist eine Anwendung, die in Echtzeit Daten, die in anderen Modulen gespeichert sind, verarbeitet. Dank dieser Möglichkeit ist dieses Modul ein äuβerst wichtiger Teil des breit aufgefassten Kundendienstes, der die Kosten der Kundenbetreuung senkt und gleichzeitig ihre Qualität steigert.

Da das Kundenselbstbedienungsportal „E-BOK” in der RWD-Technologie (Responsive Web Design) entwickelt wurde, kann es auf verschiedenen Geräten, z.B. Tablets, Smartphones und PCs, abgerufen werden, wo die angezeigten Daten automatisch an den Bildschirm des genutzten Geräts angepasst werden. Eine auf diese Art vorbereitete und den Kunden zur Verfügung gestellte Anwendung zeugt von der Innovation des Unternehmens und von seinem Bemühen, eine hohe Qualität des Kundendienstes zu gewährleisten.

Das Modul „E-BI“ ist für die Vorbereitung und Darstellung von analytischen Daten im IRIS-System verantwortlich. Dieses Modul bereitet die Daten für die Erstellung von komplexen Berichten, den Abschluβ von monatlichen Abrechnungszeiträumen und die Berechnung der von der Regulierungsbehörde geforderten Berichten vor. Es stützt sich auf speziell vorbereitete Data-Warehouses und analytische Modelle. Diese Struktur ergibt sich aus dem Bemühen um eine hohe Effizienz des von den Mitarbeitern für operative Prozesse genutzten Systems. Die nachts vorbereiteten Angaben ermöglichen eine einfache, tagsüber erfolgende Durchführung komplexer Analysen, ohne dabei andere Elemente der Software zu belasten.

Das System verfügt über zahlreiche Elemente, die Prozessabläufe automatisieren, stellt auf dieseWeise die Effizienz der Mitarbeiter sicher und reduziert die Betriebsausgaben. Es handelt sich um eine rundum funktionelle Lösung, die den Unternehmen ermöglicht, eine effiziente Geschäftstätigkeit zu betreiben und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Um einen Datenaustausch zwischen anderen internen Anwendungen des Unternehmens zu ermöglichen, kann das IRIS-System mit entsprechenden, integrierten ERP-Modulen ausgestattet werden, was natürlich die Effizienz dieser Software zusätzlich erhöht.

Die gesamte Lösung wird auf Basis von einfachen Internettechnologien entwickelt, mit deren Hilfe es möglich ist, die Anwendung ortsunabhängig weltweit zu nutzen – ganz gleich, ob sie in eigenen Servern oder in einer öffentlichen Cloud installiert wurde. Die Benutzeroberfläche wurde unter Anwendung von Best Practices im Bereich UI-Design entwickelt und ist deshalb einfach und intuitiv zu bedienen. Alle bei der Entwicklung dieser Lösung angewandten Technologien stammen von einem Hersteller –Microsoft, deshalb sind sie einheitlich und kompatibel. Sollte das System in der Azure-Cloud von Microsoft zur Verfügung gestellt werden, kann der Benutzer zusätzliche Vorteile nutzen – eigene Infrastruktur ist nicht erforderlich, komplexe Systeme stellen die Datensicherung und Backups sicher. Ein auf diese Weise entwickeltes Tool erlaubt es dem Benutzer, sich auf das eigene Unternehmen zu konzentrieren, ohne sich Gedanken um technologische Verworrenheit der angewandten Systeme machen zu müssen.

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