Electronic Time Management

Electronic Time Management (E-TM) – jest to aplikacja dedykowana dla firm z sektora szeroko rozumianego outsourcingu usług, szczególnie Shared Services. Głównym zadaniem systemu jest kontrola i analiza czynności wykonywanych na rzecz poszczególnych usługobiorców w celu rozliczenia się z rzeczywistego czasu świadczenia usług. System jest bardzo wydajnym narzędziem analitycznym przy reorganizacji podmiotów i optymalizacji procesów.

E-TM to rozwiązanie umożliwiające zbieranie informacji o czasie wykonywania poszczególnych zadań przez pracowników przedsiębiorstwa. System udostępnia kilka mechanizmów rejestracji zoptymalizowanych do różnych form działalności. Ponadto, dzięki skatalogowaniu rodzajów czynności i mechanizmom ich grupowania, każdy pracownik otrzymuje prosty dostęp do swojego wycinka z katalogu zadań. W systemie położono szczególny nacisk na minimalizację nakładu czasu pracy wynikającej z konieczności rejestracji swoich czynności. Poprzez zdefiniowanie wielu ról pracownik może zmieniać charakter zajęć i rejestrować swoje czynności w formie, która jest dedykowana do danej roli. W podobny sposób odbywa się rejestracja prac wynikająca z zastępstw. Poza informacjami o czasie pracy można zbierać dodatkowe informacje np. o ilości obsłużonych dokumentów dla danej czynności lub wprowadzać dodatkowe informacje o kliencie.

E-TM umożliwia rejestrację czasu dotyczącą zarówno czasu operacyjnego jak i czasu nieoperacyjnego, co jest bardzo istotne, jeżeli pracownicy będą posiadać przypisaną normę czasu pracy do wykonania w danym dniu. Ewidencja czasu pracy może odbywać się z uwzględnieniem rozróżnienia na pracę w ramach regulaminowego czasu pracy, nadgodzin płatnych i nadgodzin do wybrania z możliwością ich zatwierdzania przez przełożonego. System współpracuje także z zewnętrznymi modułami kadrowymi i może pobierać informacje o absencjach pracowników.

E-TM to w swoim zasadniczym zakresie system kontrolingowy. Każdy rodzaj czynności może być rozbity kluczem na obiekty kontrolingowe takie jak MPK lub PSP z jednoczesnym zdefiniowaniem usługodawcy, co jest szczególnie istotne przy niektórych typach czynności realizowanych dla kilku usługodawców jednocześnie (np. umowy kompleksowe). W ten sposób rozbite koszty są następnie agregowane i przekazywane do systemów finansowo-księgowych celem rozliczenia kwotowego kosztów pracy. Na kolejnych poziomach agregacji może zobaczyć ile czasu na realizacji powierzonej pracy spędzają poszczególne jednostki organizacyjne przedsiębiorstwa czy cała firma. Taka metoda ewidencjonowania danych umożliwia przeprowadzanie analiz typu „bottom up” – od szczegółu do ogółu.

E-TM posiada rozbudowany moduł administracyjny, który pozwala na tworzenie definicji czynności w oparciu o predefiniowane nazwy katalogowe czynności oraz dystrybucję kosztów. Utworzone czynności mogą być grupowane i dodatkowo profilowane w celu ułatwienia zarządzania nimi.

E-TM został napisany w nowych technologiach internetowych, dzięki czemu może być udostępniany zarówno pracownikom wewnątrz firmy jak i firmom powiązanym czy partnerskim. Poprzez wprowadzenie dwóch baz - bazy operacyjnej i bazy analitycznej - rozdzielone zostały operacje rejestracji czynności od procesów rozliczeniowych i raportowych. Dzięki temu rozwiązaniu zminimalizowany został czas potrzebny na wykonania analiz, a jednocześnie pracownicy operacyjni mogą bez przeszkód rejestrować swoje czynności w dowolnym czasie.